Inspeção técnica regular, controlo de emissões, troca de pneus... há tantas coisas em que se tem de pensar como transportador. E se lhe disséssemos que há uma maneira de tornar o processo e toda a papelada obrigatória mais simples? Deixe-nos ajudá-lo a lembrar-se de uma época em que fazer negócios era divertido.
Não faz muito tempo, os post-its eram comprados para cada escritório. Recomendava-se geralmente que, se tivesse uma ideia, escrevesse todas as informações nos famosos quadrados de papel colorido o mais depressa possível. Uma vez resolvido o problema, o papel poderia ir para o lixo. Quando tiver resolvido todas as tarefas escritas, a sua secretária estará novamente limpa e poderá desfrutar de um momento de tranquilidade durante algum tempo.
Excelente cenário, não é? O “método do papel” pode funcionar para as tarefas que precisam ser feitas em casa, mas não se for o gerente de uma empresa de transporte com uma grande frota e dezenas de empregados.
Talvez tenha mudado para um método mais moderno, por isso está a gerir todas as suas tarefas com um editor Excel. Graças a fórmulas úteis, podemos minimizar a necessidade de calculadoras, mas também é verdade que, ao contrário do papel, um arquivo não pode ser enviado acidentalmente para o lixo por um colega ou pela equipa de limpeza. Obviamente, isto não é para sugerir que os dados informáticos sejam difíceis de apagar por engano.
Pelo contrário, a eliminação de um ficheiro inteiro ou a possível perda de dados devido a problemas técnicos são dois dos maiores receios dos gestores da empresa. Sim, somos conscientes de que devemos fazer o backup de todos os nossos dados informáticos pelo menos uma vez por semana. Mas, honestamente, será que conhece alguém que faça isto? Nós também não.
Utiliza algum dos métodos citados acima para a gestão de tarefas? Ou tem o seu próprio? Quer administrar as suas muitas tarefas com muita documentação, utilizar um computador ou pagar assistentes pessoais, acreditamos que tem muito tempo para a sua vida pessoal com as suas muitas tarefas de trabalho.
Caso contrário, leia este artigo até ao fim.
Uma eficaz gestão da frota é fundamental não só para alcançar o sucesso no seu negócio, mas também para desfrutar do seu trabalho. Nas passagens seguintes, concentrar-nos-emos em dois elementos centrais relacionados com a gestão de um negócio orientado para o transporte.
Iniciar qualquer negócio é um risco. Isso pode ser verdade, mas se gerir uma frota e tiver vários empregados - quer sejam condutores, despachantes ou pessoal administrativo, qualquer erro pode custar-lhe muito caro. Afinal de contas, sabe que a segurança deve estar sempre em primeiro lugar. A segurança na indústria assume muitas formas - cumprimento sem compromissos dos regulamentos, inspeções regulares de veículos, pagamentos de seguros, controlos de saúde dos empregados, cumprimento dos impostos e renovação das licenças de condução. Seria difícil encontrar um sector associado a tantos riscos como o sector dos transportes. Mas tudo isto já se sabe.
Os desafios de risco acima referidos poderiam ser tratados muito mais facilmente se o transportador tivesse tempo ilimitado para exercer a sua profissão. Contudo, é apenas humano, pelo que sabe que os riscos não podem ser evitados. No entanto, eles podem ser minimizados. A atribuição eficaz de tempo, o cumprimento de prazos, a conclusão de tarefas a tempo e a correta identificação de prioridades são as armas certas para combater o tempo.
Demasiada teoria? Tem razão! Vamos mostrar-lhe como pode agora mitigar os riscos e organizar o seu tempo com uma ferramenta simples da Eurowag.
Na Eurowag, esforçámo-nos sempre não só para ouvir, mas também para responder aos pedidos dos nossos clientes com ações concretas. Por isso, desenvolvemos uma solução que é a resposta a todos os problemas acima mencionados.
Estamos a falar do módulo de Manutenção, que faz parte do nosso sistema de Gestão de Frotas. É uma tabela transparente que lhe oferece uma visão de todas as tarefas relacionadas com o seu negócio de transporte num só local. Com o módulo de Manutenção pode definir tarefas não só para os seus veículos e reboques, mas também para os seus motoristas e a sua própria empresa. O processo intuitivo de criar estas tarefas e de trabalhar com elas posteriormente assegurar-lhe-á a possibilidade de planear eficazmente inspeções obrigatórias, intervenções de serviço, ou cumprir obrigações relacionadas com o emprego de pessoas e a gestão do seu negócio em geral.
Com Maintenance, não será apanhado por nenhuma penalização desnecessária, porque cria tarefas com uma data específica para conclusão, e o sistema informa-o da aproximação do prazo por e-mail ou por um alarme gerado na EW Telematics. Estamos conscientes de que algumas tarefas de serviço devem ser ligadas ao desgaste do veículo e não a uma data específica. Com o módulo Manutenção, isto não é um problema. Basta configurar o sistema para o informar, por exemplo, sobre uma mudança de óleo após o camião ter percorrido 10.000 quilómetros.
Se a sua frota exigir tarefas semelhantes para vários veículos, não há necessidade de os listar sempre. A duplicação de tarefas com um único clique irá poupar-lhe muito tempo em tarefas mais importantes do que copiar o mesmo texto repetidamente. Se estas são tarefas regulares, tais como questões fiscais que precisam de ser feitas todos os anos, basta criar uma tarefa e defini-la como repetitiva. O sistema tratará do resto por si.
Todas as tarefas são marcadas como ativas, com vencimento em breve ou atrasadas numa tabela transparente, e pode filtrar estas tarefas de acordo com a sua data de vencimento. Se as tarefas não forem feitas a tempo, serão claramente visíveis e os gestores de frota receberão lembretes para elas. A tabela informará também quem completou a tarefa, e se esta foi efetuada no prazo estipulado.
A transparência não se reflete aqui apenas numa tabela conveniente, mas também se pode vê-la no tratamento dos custos. Pode também criar relatórios de previsão sobre a manutenção planeada e os seus custos previstos. Simplificando, o módulo Manutenção contém tudo o que um transportador moderno poderia desejar para tornar o multitarefa no negócio tão fácil quanto possível. Fique descansado, já nem sequer se vai lembrar dos papéis e folhas de cálculo do PC!
Em resumo, módulo de MANUTENÇÃO:
Se já é um dos nossos utilizadores satisfeitos com a EW Telematics, pode experimentar agora o módulo Manutenção. Pode encontrá-lo diretamente no seu sistema sob o separador "Estatísticas".
Ou, talvez, não esteja seguro sobre qual a melhor solução telemática para si. Se achar que a multitarefa, a gestão de documentos, ou a manutenção programada são alguns dos aspetos mais desafiantes de gerir um negócio, então a Gestão de Frotas pode ser a solução perfeita para si. Por isso, não hesite, e comece hoje a organizar melhor o seu tempo!
